Latinissimo - Agence de communication Level2

À propos

Un événement digital en 10 jours, c’est possible ?

Babel Music XP, c’est quoi ? C’est un événement réunissant tous les professionnels de la culture artistique. Initialement prévu en présentiel aux Docks des sud à Marseille, l’événement s’adapte aux restrictions sanitaires liées à la Covid-19 et prend un format numérique. C’est donc pas moins de 850 intervenants présents dans 4 continents qui se sont donnés rendez-vous pour échanger sur les musiques actuelles du monde. Un véritable défi puisque nous avons tout organisé en seulement 10 jours.
Pour la bonne exécution de ce projet nous avons :

⦁ Mis en place une plateforme événementielle digitale ainsi qu’une application mobile
⦁ Développé un système de conférence multiroom intégrant une solution de traduction/transcription en simultanée (français/anglais/arabe) pour plusieurs conférences
⦁ Développé l’ensemble des techniques d’animation et d’interaction entre les participants
⦁ Suivi notre client par un accompagnement personnalisé : conseils, formation, assistance etc…
⦁ Rediffusé les conférences en live sur la page Facebook du client

Nous avons collaboré avec Level2 pour assurer la digitalisation de notre événement en moins de 3 semaines. Un tour de force qui a permis la mise en œuvre de 13 tables rondes en distanciel et d'une plateforme numérique interactive, plébiscitées par de nombreux professionnels de la filière musicale. Un accompagnement sur un délai très court qui a contribué au succès de cette première expérience en full digital. Olivier Rey - Direction - Babel Music XP

Solution proposée

A partir de la personnalisation d’une plateforme événementielle digitale réalisée par Level2, notre client Latinissimo, a intégré à son site web notre plateforme d’inscription en ligne sous forme d’iframe. Elle permet en front office, pour les participants, de s’inscrire simplement en choisissant leur agenda personnalisé et en back office pour le client, de gérer les inscrits et de communiquer avec eux par le biais d’emailing.

La plateforme permet :

Un suivi en temps réel des informations de l’événement : agenda personnalisé, sponsors, documents
Un accès au networking : liste des participants et de leur profils, le chat via des messages privés, des cartes de visite virtuelles, des prises de rendez-vous
Une interactivité entre organisateurs/speakers et participants : sondages, affichage des questions, partage de slides pour l’enregistrement des présentations (slides, audio et vidéo) et l’affichage sur grand écran des commentaires, etc…

En complément de cette plateforme, une application mobile est proposée et mise en place par Level2 pour assurer un accès pratique à l’interactivité.

L’événement étant international, un système de conférence multiroom avec une solution de traduction transcription pour 2 conférences est nécessaire.

L’ensemble des supports sont pensés pour faciliter le partage des fichiers.

L’animation de l’événement est menée par le client grâce à un dispositif d’interaction instantanée et de régie visuelle : habillage vidéo et sonore pendant les temps d’attente et d’introduction, sous-titrage des interventions et modérations, ainsi que des propositions de sondages, d’un chat permanent ou de questions/réponses.

Durant ces 10 jours, notre mission est de permettre à notre client d’être complètement autonome le jour J, grâce aux conseils et formation proposés.

Pour finir, l’événement a été diffusé en live sur le réseau social Facebook, permettant ainsi une interaction externe et une visibilité plus large de ce projet digital.

Présentation du dispositif de promotion de l’événement :

Pour communiquer sur l’évènement plusieurs méthodes :

E-mailing / newsletter
Publications sur les réseaux sociaux

Annonce sur le site internet

La présence de notre Directeur web pendant l’événement a permis au client d’être serein et d’assurer une prestation de qualité.

Personnes ayant participés à l’événement

Intervenants

Tables rondes réparties sur 5 parcours

Pays représentés

Des outils innovants
Pour un événement réussi

Application de networking et d’interactivité pour les participants :

Module d'inscription

Afin de gérer les inscriptions de façon simple et professionnelle, nous avons proposé une plateforme personnalisable qui permet de créer plusieurs catégories d’inscription.

En effet, il est possible de recevoir les demandes et de valider ou non l’envoi de badges (via un mail de confirmation donnant l’accès au lien de connexion à la plateforme).

Les personnes déjà inscrites, sont intégrées dans le système et reçoivent un lien permettant de choisir leur programme.

A chaque demande d’inscription, un mail de prise en compte sera automatiquement envoyé à chaque personne.
Deux solutions d’envoi ont été soumises au client :

⦁ Réaliser un envoi direct au cas par cas, du badge ou refus sur la base d’un mail type paramétré par nos soins, via le back office de la plateforme

⦁ Effectuer un envoi groupé, en amont de l’événement (pour un envoie global)

Le système permet également d’envoyer des reminders, des relances ou des informations à l’ensemble des participants sous forme d’emailing.

Enfin, cette plateforme permet de suivre temps réel le tableau de suivi des demandes.

Fonctionnalités

Plateforme évènementielle

La solution d’inscription que nous utilisons, permet enfin d’interagir avec vos participants et de créer des connexions entre eux.

Cette application de networking et d’interactivité pour les participants, inclut :

• Informations de l’événement : agenda personnalisé, sponsors, documents

• Networking : liste des participants, profils, messages privés, cartes de visite, prise de rendez-vous

• Interactivité : sondages, affichage des questions, partage de slides pour l’enregistrement des présentations (slides, audio et vidéo) et l’affichage sur grand écran des commentaires, sondages, etc…